Vos questions sur Lexeos et le RGPD

C’est le document, prévu par l’article 30 du RGPD, qui recense les traitements de données personnelles de votre organisation : finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts hors de l’Espace économique européen, durées de conservation et mesures de sécurité. Il doit pouvoir être présenté à la CNIL sur demande.

Très probablement. L’article 30.5 du RGPD exempte les structures de moins de 250 salariés seulement si leurs traitements sont occasionnels, sans risque pour les personnes et sans données sensibles ni pénales. Or la paie, la gestion des clients ou des fournisseurs sont des traitements réguliers : selon la CNIL, ils doivent figurer au registre quelle que soit la taille de la structure. En pratique, presque toutes les organisations doivent donc en tenir un.

Non. Lexeos est l’outil qui tient votre documentation à jour ; le DPO, lorsqu’il est obligatoire (article 37 du RGPD), conseille et contrôle. Lexeos facilite son travail. Si vous n’avez pas de DPO, Innosys propose un accompagnement par un DPO externalisé.

En France, chez OVHcloud. Les données de chaque client sont cloisonnées, chiffrées en transit, et Innosys agit en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, avec un accord de traitement des données joint aux conditions générales.

L’essai dure 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement. Vous accédez aux fonctionnalités de la formule Pro. À la fin de l’essai, vous choisissez votre formule ; rien n’est prélevé automatiquement. Sans choix de votre part, votre registre passe en lecture seule (consultation et exports) et vos données sont conservées 12 mois, le temps de vous décider : nous vous prévenons par e-mail 30 jours avant leur suppression.

Oui. Vous résiliez en ligne, à tout moment : la résiliation prend effet à la fin du mois (formule mensuelle) ou de l’année (formule annuelle) déjà payés, sans remboursement de la période commencée. Vous pouvez exporter votre registre à tout moment et demander la suppression définitive de votre compte et de vos données. Seules les données de facturation sont conservées : les factures dix ans, comme l’impose l’article L123-22 du Code de commerce, les autres données de facturation cinq ans après la suppression du compte.

Cela dépend surtout du nombre de traitements et du temps nécessaire pour réunir les informations auprès des services. Une petite structure en compte souvent une dizaine ; Lexeos propose un modèle pour les plus courants et vous guide fiche par fiche avec des listes de référence (catégories de données, pays et niveau d’adéquation, mesures de sécurité) pour ne rien oublier.

Oui, c’est l’objet de la formule Cabinet : jusqu’à 15 organisations clientes dans un seul compte, des utilisateurs illimités et des exports à vos couleurs. Pour aller au-delà ou devenir partenaire, contactez-nous.

L’article 30.1 du RGPD liste les mentions obligatoires : le nom et les coordonnées du responsable (et du DPO), les finalités, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les transferts hors de l’Espace économique européen et leurs garanties, les délais d’effacement et, dans la mesure du possible, les mesures de sécurité. Lexeos ajoute la base légale et l’information des personnes, qui servent à démontrer la conformité.

Le temps nécessaire à la finalité, puis les données sont supprimées ou archivées (article 5.1.e du RGPD). Certaines durées sont fixées par la loi, par exemple dix ans pour les pièces comptables (article L123-22 du Code de commerce) ; les autres s’appuient sur les référentiels de la CNIL, comme trois ans après le dernier contact pour un prospect.

Une étude préalable obligatoire pour les traitements susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les personnes (article 35 du RGPD) : surveillance systématique, données sensibles à grande échelle, profilage… La CNIL publie la liste des traitements concernés. Lexeos signale, dans chaque fiche, les critères qui rendent une analyse probable.

C’est notre premier engagement : hébergement en France, données cloisonnées par client, double authentification, accord de traitement des données (article 28) accepté dès l’inscription, aucun traceur sans consentement sur le site. Le détail figure sur la page Sécurité et dans nos informations légales.

Oui. Lexeos s’adresse aux professionnels : tous les prix sont indiqués hors taxes. La TVA française (20 %) s’y ajoute pour les clients établis en France ; un client établi dans un autre État de l’Union et disposant d’un numéro de TVA est facturé hors taxes, en autoliquidation. L’abonnement annuel correspond à dix mois payés pour douze.